中国网湖南讯 日前，常德交警支队直属一大队召开专门会议，部署大队档案管理工作。大队长刘科在会上提出了要利用一年时间建立一套适合基层交警大队需求的一流的公安交管档案运行体系、一流的硬件设施、一流的数字化管理平台，实现公安交管档案管理走在全省、乃至全国同行前列的目标。
公安交通管理档案作为公安交通管理工作一个重要组成部分，一直以来受到各级公安交警部门的高度重视。通过对公安交通管理档案资料的管理和利用，在打击违法犯罪活动、抓好道路交通管理、服务经济社会发展中发挥着越来越重要的作用。同时，公安交通管理档案还记载了公安交管工作和公安交警队伍建设与发展的历程，为新时期、新常态下更好做好公安交管工作和交警队伍建设提供了扎实的历史传承和经验基础。笔者以常德交警支队直属一大队为例，就如何加强基层交警大队档案管理工作谈一些个人浅见。
一、常德直属一大队队情及档案管理基本情况
常德市公安局交通警察支队直属一大队是一支以辖区道路交通管理为主要任务的基层警队，自1987年国家交通体制改革以来，已经走过了二十多年的成长历程。目前，大队设有办公室、综合股、事故处理中队和五个路面执勤中队共8个二层机构，在职民警65人，协警76人，其他后勤保障工作人员28人，其中一线民警57人，占88%。大队管辖等级道路总里程130多公里；年交通执法平均约7万起，年平均处理交通事故约3500起，担负交通警保卫任务近20多次，开展重大专项整治行动80多次，累计在300天以上。大队新院2015年元月23日正式搬迁入住，占地20亩，建筑面积5700平米，极大的满足了公安交管工作需求。大队现有标准化档案室一间，面积约120平方米，有标准密集架10组，主要存放文书档案、交通事故档案、交通违法档案、财务档案等。2016年，在新一届大队总支的关心和安排下，有专职档案管理员一名。档案管理工作从基础建设、硬件设施、制度管理等方面进一步得到了加强和规范。目前，建设一个管理规范、硬件一流、存取查询方便、集纸质电子档案于一体的一流基层交警大队标准化档案室工作已经正式展开，力争一年基本建成。
二、当前基层交警档案管理工作存在普遍问题
1、档案管理工作重视程度不够。从目前大部分基层交警大队来看，档案管理工作职能弱化，没有将档案管理纳入日常工作的重要组成部分。部分交警大队除公安车管档案管理工作较为完善外，其他档案管理相对滞后，工作不够规范，特别是文书档案管理信息收集不全，归类不规范。
2、档案管理信息化程度不够高。常德直属一大队为例，目前，大队的档案工作还处于传统的手工管理模式，没有实行档案的信息化管理，在很大程度上影响了档案管理的工作效率，使原来的纸质原始档案资料未能变成有序的、动态的信息，更迅速、准确、全面、完整地发挥出档案的重要作用。
3、档案利用率不高作用不明显。从接待查阅档案人数、提供档案卷数、利用档案资料破获案件数来看，档案的利用面过窄，档案的利用率不高，档案管理工作在服务领导决策、服务公安交管工作、服务警务实战的作用发挥不明显。
4、档案管理规范不够时效不强。一些民警档案知识缺乏，归档范围和保管期限不清楚，不能完整、及时准确地将档案归档，导致该归档的不归档、不该归档的归档，甚至一些有价值的档案出现了丢失的情况。
三、简要分析基层交警档案管理存在问题原因
1、档案管理意识淡薄。受警力不足、业务量大、工作繁忙等因素的影响,没有深刻认识到档案工作的重要性，也没有充分认识到交通档案是公安交通管理机关的宝贵资料，档案资料归档不及时，采取的管理措施不力，致使档案工作不够规范。
2、档案管理人员不够。以直属一大队为例，近十年来,大队没有专职的档案管理员。档案管理工作一直由大队文秘室兼管，无形之中不仅增加了文秘室工作人员压力，对档案管理缺乏有效的管理。同时，往往造成当年形成的档案资料还未来得及整理,档案管理人员的工作岗位已经变化了,而新上岗的又不熟悉业务,加之，由于学习培训跟不上,档案管理员往往只能模仿以前的管理模式，对档案资料进行简单的整理和归类,有的根本就不按年度进行整理和归档，很难保证档案的系统性和完整性。
3、档案管理门类不全。多年来,公安交通管理档案资源基本上以纸质档案为主体,科技、声像、实物档案等特殊载体的档案少之又少。目前，档案门类不全,结构形式单一，管理较为分散，降低了利用率。随着公安工作信息化步伐的加快,公安交通管理档案资源不足与工作需要的矛盾已逐步显现出来,影响了公安交通管理档案服务功能的进一步发挥。
4、档案管理机制不善。档案管理工作是一项默默无闻、十分辛苦的服务性工作，对档案工作重视不够,平时不进行整理，没有认真落实档案管理的相关规定。在日常的借阅和利用中，档案丢失、损坏等现象时常发生，档案管理长效机制没有形成。
5、档案信息程度不高。档案的数字化加工力度不足,没有使用档案管理软件进行管理, 目前仅停留在原有的纯手工操作管理水平上，档案管理人员中，掌握信息技术的复合型人才不多。
四、加强公安交通档案管理的几点建议及措施
1、提高档案工作意识，强化组织领导。一是公安交通管理机关的领导,要充分认识档案工作的重要性和紧迫性, 将档案管理工作列入单位年度工作计划，以及领导和档案员岗位职责或目标管理责任制，明确大队长及各中队、股室负责人为档案管理工作的第一责任人，一级抓一级,层层抓落实。二是要多渠道、多层次、多形式地开展《档案法》的宣传教育,不断提高大队领导和档案管理人员的档案意识，进一步提高全体公安交通民警对档案重要性的认识，认真做好自己经手档案资料的管理，并按相关的规定及时进行移交。常德交警支队直属一大队大队召开专门会议部署加强档案管理工作，成立了档案管理领导小组，大队长刘科任组长，教导员张帆任副组长，其他大队领导及各股室中队负责人为成同员，切实加强了对档案管理工作的领导。同时，大队还明确了档案管理规范的制度、责任和目标、明确了专职的档案管理员，从人力、物力、财力上加大对档案工作的投入。
2、建立综合性档案室，规范硬件建设。根据《中华人民共和国档案法》、《公安档案管理规定》、《公安机关声像档案管理办法》、《公安业务档案管理办法》等要求，要进一步解决成立综合性档案室，对全部档案实行集中统一保管，促进档案管理的规范化建设，实现公安交通管理档案科学化管理，促进公安交管档案管理工作的健康发展，更好地为公安交通管理工作服务。今年以来，常德直属一大队群策群力想方设法，一是在档案管理经费上全力支持；二是准备配齐、新添空调、专用电脑、移动硬盘、复印机、打印机、高速扫描机等办公用品。档案库房配备了温度湿度记录仪器设备，以及防盗、防高温、防火、防潮、防鼠、防虫等防护措施。
3、档案实行专人管理，责任落实到人。档案室应设专职管理人员，专门负责档案管理工作，统一管理各种门类、各种载体的永久和长期（30年）档案，包括文书档案、财物档案、交通事故档案、交通违法档案、声像档案、基建档案、设备档案等档案资料。以直属一大队为例，大队成立了档案管理工作领导小组，安排了专职的档案管理员岗位，一方面保障档案管理员的工资待遇，一方面大队聘请一名市档案馆退休管理员做兼职档案人员，帮助规范、指导、培训大队档案管理工作，确保实现档案管理文档一体化、数字化、网络化，进一步提高档案管理质量。
4、建立健全规章制度，逐步走向规范。规章制度是做好公安交通管理档案管理工作的基础，应坚持依法治档，完善机制，进一步促进公安档案基础业务工作的规范化、科学化。以直属一大队为例，大队制定和完善了《档案资料查阅利用制度》、《档案人员工作职责》、《立卷归档制度》、《档案保密制度》、《各类档案保管制度》、《库房管理制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案登记统计制度》等基础档案工作制度。同时，大队还对档案收集范围、归档时间、保存期限等结合公安交通管理工作实际、基层交警大队实际做出了详细规范。
5、加强档案管理理论和业务知识培训。基层交警部门要采取多种形式，聘请具有多年档案管理经验的上级档案专业人员，结合公安交通管理工作实际，对大队专职档案管理员和股室、中队内勤进行专门培训，增强对档案管理重要性的认识，切实抓好档案管理工作，并提高受训人员的理论和实际操作能力，以便在今后的档案归档工作中能按照规范要求进行档案的收集、整理、装订和管理，进一步推动公安交通档案管理工作的发展。 （曹双春 通讯员刘小满）